MENY
search
Du er her: Nyheiter

Fem års oppbevaringstid frå 2015

Fem års oppbevaringstid er no endeleg vedteke - og blir ståande med få unntak. Unntak vil gjelde for prosjektrekneskap, kjøpsdokumentasjon knytt til fast eigedom underlagt justeringsreglane og for bankar sin kunde- og leverandørspesifikasjon.

Kjelde: Regnskap Norge

I 2013 ble det vedtatt at oppbevaringstiden for regnskapsmateriale som hovedregel skal være fem år, men at det kan fastsettes unntak i forskrift for utvalgte deler eller bransjer. Unntakene er nå fastsatt av Finansdepartementet, og overgangsreglene som trådte i kraft fra februar 2014 oppheves. De områdene som etter endringene vil avvike fra fem års oppbevaringstid kan i hovedsak oppsummeres som følger:

  • De nye reglene viderefører krav om oppbevaring i ti år for prosjektregnskap i bygge- og anleggsvirksomhet etter bokføringsforskriften § 8-1-4  eller bokførte opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide slike prosjektregnskap. Det samme gjelder dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i prosjektregnskapet, samt byggekontrakter med anbud/kalkyler, tegninger, kontrakter med underentreprenører, timelister og ordrelister. Fristen regnes fra avsluttede regnskapsår.
  • 10 års oppbevaring fortsetter også å gjelde for bankers og finansieringsforetaks kunde- og leverandørspesifikasjoner samt dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i slike spesifikasjoner.
  • De generelle kravene om oppbevaring i minst 15 år for bokføringspliktige som driver virksomhet med petroleumsutvinning eller rørledningstransport, samt om oppbevaring i minst 10 år for utenlandske selskaper og personer som driver virksomhet på norsk sokkel, videreføres også.
  • På grunn av justeringsreglene i merverdiavgiftsloven vil det fortsatt være et krav om at kjøpsdokumentasjon av kapitalvaren fast eiendom oppbevares i ti år etter regnskapsårets slutt.

Endringene trer i kraft 1. januar 2015.

Gitt forskriftshjemmelen om å kunne fastsette lenger oppbevaringstid for utvalgt regnskapsmateriale, er NARF tilfreds med den forsvarligheten departementet har utvist med tanke på unntak, og også at de er begrenset ytterligere i tråd med vårt høringsinnspill til det opprinnelige forslaget som kom i februar. For NARF har oppbevaringstiden vært en kjernesak over mange år, og det er positivt å registrere at vår påvirkning har hatt stor betydning for at vi nå - med relativt få unntak - har nådd målet om fem års oppbevaringstid i bokføringsloven.

Hva med makulering av gammelt regnskapsmateriale?

Hva som i tilfelle kan makuleres på nyåret av regnskapsmateriale eldre enn fem år (fra 2009 og tidligere) vil naturlig nok avhenge av om den bokføringspliktige "rammes" av noen av unntaksreglene over, og i hvilken grad det aktuelle materialet eventuelt kan separeres fra det øvrige. Vær videre oppmerksom på at det også utenom bokføringsloven er enkelte oppbevaringsregler som må tas i betraktning. Mest relevant er:

  • Justeringsdokumentasjon mva: I tillegg til særregelen for kjøpsdokumentasjon for fast eiendom, er det egne dokumentasjonsregler knyttet til justeringsreglene for kapitalvarer i merverdiavgiftsloven. Oppbevaringstiden er riktignok også der redusert fra 10 til 5 år, men siden oppbevaringsperioden regnes 5 år fra siste år i justeringsperioden, gir det likevel avvik fra bokføringslovens regler. Dette er ikke noe nytt, samme utfordring gjaldt også ved tidligere 10 års oppbevaringstid. Hva som kreves oppbevart finnes i merverdiavgiftsforskriften kapittel 9, nærmere bestemt i § 9-1-2 (kapitalvareregister) for anskaffelse og fremstilling, § 9-1-3 (dokumentasjon av andel avgiftspliktig bruk), samt § 9-3-3 (justeringsavtale ved overføring av justeringsplikt) og § 9-3-5 (justeringsavtale ved overføring av justeringsrett) ved overdragelse av kapitalvaren. For § 9-3-3 og § 9-3-5 påhviler det både overdrageren og mottakeren separat oppbevaringsplikt.  Det er med andre ord viktig at denne dokumentasjonen holdes adskilt, slik at den ikke risikerer å bli makulert for tidlig. 
  • Tolldokumentasjon: Det er foreløpig ikke gjort noen endring for dokumentasjon etter tollforskriften. Det vil si at fortollingsdokumenter, utførselstillatelser og dokumenter vedrørende disponering over ufortollede varer, herunder grunnlagsmateriale, fortsatt har en oppbevaringstid på ti år. Se tollforskriften § 4-12-1, jf. tolloven § 4-12. Dette er imidlertid en sak NARF vil følge opp med tanke på samkjøring av oppbevaringstiden til fem år. 
  • Det er fortsatt adgang til å kunne kreve kreditfradrag i inntil 10 år etter utløpet av det året inntekten fra utlandet er skattepliktig i Norge (skatteloven § 16-25 annet ledd). Det krever i tilfelle at det kan fremlegges nødvendig dokumentasjon.
  • Det er fortsatt 10 års oppbevaring av dokumentasjon av prisfastsettelsen av kontrollerte transaksjoner og mellomværender med nærstående selskaper og innretninger etter ligningsloven § 4-12 (opphevet). Kravet gjelder for transaksjoner/mellomværender ut over visse beløpsterskler, og har således begrenset anvendelse. Dokumentasjonen som kreves fremgår av forskrift 7.12.2007 nr. 1369 (opphevet).
  • Avvikling: Etter aksjelovens regler er avviklingsstyret pålagt å oppbevare selskapets regnskapsmateriale i 10 år etter den endelige oppløsningen (aksjeloven § 16-10, tilsvarende i allmennaksjeloven). Vi kan ikke se noen legtim grunn til at det skal være lenger oppbevaringstid her enn generelt, og forventer at denne bestemmelsen blir justert ved første anledning. Enn så lenge må man imidlertid forholde seg til regelen som den er.  

Et siste forhold å nevne er endringsadgangen for ligning og mva. NARF har ment at denne burde vært vurdert samtidig med oppbevaringstiden, men det er ikke gjort. Endringsadgangen er med andre ord fremdeles 10 år. Dersom det er særskilt materiale en mener det er viktig å kunne dokumentere fra 5-10 år tilbake, må det i tilfelle tas høyde for og skilles ut. Med endringen til 5 års oppbevaringstid er det imidlertid en sterk føring om at kontrollmyndighetene skal konsentrere sin kontroll innenfor de 5 siste årene, selv om det ikke kan utelukkes at de kan se på eldre forhold. Etter NARFs skjønn vil også bevisbyrden til dels endres, ved at den i større grad faller på kontrollmyndigheten. Vi mener risikoen ved å kaste «gammelt» materiale i utgangspunktet er liten, men at dette bør vurderes individuelt. Dersom det er forhold tilstede som kan gjøre det nødvendig å dokumentere betydelige transaksjoner eller avtaler i ettertid, kan det av egen interesse være fornuftig å ta vare på disse bilagene eller avtalene.

    - der regnskapsfører oppbevarer på vegne av kunden

Mange regnskapsførere har påtatt seg som oppdrag å oppbevare regnskapsmaterialet for kunden. Før gammelt materiale eventuelt makuleres må det uansett avklares med kunden. Vi anbefaler at avklaringen dokumenteres og vedlegges oppdragsavtalen. I tillegg må oppdragsavtalen endres i tråd med den oppbevaringstiden som partene blir enige om at regnskapsfører skal ivareta fremover. Det er tilstrekkelig at dette skjer i endringsbilag til oppdragsavtalen. Husk å angi fra hvilket regnskapsår endringen gjelder fra.  

Hva med oppbevaringstiden for regnskapsførers oppdragsdokumentasjon?

Merk at oppbevaringstiden for regnskapsførers oppdragsdokumentasjon fortsatt er 10 år (regnskapsførerforskriften § 3-2). NARF har anmodet om at regelen endres i tråd med den nye oppbevaringstiden i bokføringsloven. Dette krever imidlertid en egen forskriftsendring, som fortsatt ikke er gjort.

Lenker

Finansdepartementets nyhetsartikkel

Endringsforskriften

Klikk her for utskriftsvennleg versjonKlikk her for utskriftsvennleg versjon
Relaterte artiklar