Krav om å registrere elektronisk adresse

Frå 01.01.2018 er det pliktig å melde elektronisk adresse til Einingsregisteret i Brønnøysund.

Den nye plikta gjeld både nye og gamle verksemder, og blir viktig å følgje opp.

Kjelde: Regnskap Norge

Hovedformålet med denne nye plikten er at offentlige myndigheter skal kunne kommunisere elektronisk med virksomhetene. For at virksomheter skal kunne motta enkeltvedtak og andre viktige meldinger digitalt, er det offentlige pålagt å varsle om at slike meldinger er sendt. Til dette må det offentlige ha tilgang på det vi kan omtale som elektroniske varslingsadresser.

I en del tilfeller kan manglende oppfølging av et varsel lede til at det ilegges tvangsmulkt eller overtredelsesgebyr. Denne nye plikten har dermed en økonomisk konsekvens som innebærer at varslingsadresser må tas på alvor.

HVA ER EN ELEKTRONISK ADRESSE?
En elektronisk adresse er i denne sammenheng enten en e-postadresse eller et mobilnummer det kan sendes SMS til.

På sikt kan elektronisk adresse bli noe helt annet, avhengig av hva som etablerer seg som allmenne digitale postbokser over tid.

GJELDER ALLE REGISTRERT I ENHETSREGISTERET
Plikten til å melde elektronisk adresse gjelder alle enheter registrert i Enhetsregisteret.

KUN OFFENTLIGE MYNDIGHETER HAR TILGANG
Offentlige myndigheter kan kun bruke de registrerte elektroniske adressene til egen bruk, altså til enkeltvedtak, viktige meldinger, saksbehandling og forvaltningsoppgaver for øvrig. Myndighetene kan med andre ord ikke videreformidle de elektroniske adressene til eksterne parter.

HVORDAN SKAL REGISTRERINGEN FOREGÅ?
Fra 15. januar 2018 vil alle nye virksomheter bli tvunget til å melde inn elektronisk adresse. Dette gjøres ved at disse opplysningene blir obligatoriske felter i skjemaet «Samordnet registermelding».

Virksomheter som allerede er registrert i Enhetsregisteret og som har lagt inn e-post og/eller mobil i Altinn (i virksomhetsprofilen), trenger ikke å melde elektronisk adresse på nytt. Disse må bare oppdatere elektroniske adresser i Altinn ved endring. Slik endring skal etter hva vi har forstått kunne utføres under menyvalget «Profil» i Altinn. Her skal det medio januar komme et eget valg for slike elektroniske varslingsadresser.

Selv om Altinn inneholder elektroniske adresser allerede, er det viktig å vurdere om varsler til disse adressene når de rette personene. Les mer om dette nedenfor.

HVA ER DET VIKTIG Å TENKE PÅ?
Vi tror det blir viktig for virksomhetene å tenke nøye gjennom hvordan de skal sikre at meldinger fra offentlige myndigheter blir fanget opp. Det må unngås at registrert adresse er til en e-postkonto som sjelden eller aldri leses. Det må for all del unngås at varsler går til personer som har sluttet, eller som kanskje ikke følger opp varslene.

I utgangspunktet tror vi en god anbefaling er å registrere e-postadresser som følger virksomheten og ikke personer. I tillegg bør det vurderes om adressen skal øremerkes et begrenset utvalg henvendelser, slik at varslene ikke drukner i en mengde andre e-poster.

Virksomheter som mottar en god del varsler fra det offentlige, kan med fordel vurdere å etablere en helt egen e-postadresse til dette formålet.

Dersom det registreres kontaktopplysninger til en enkeltperson, blir det selvsagt viktig å huske å endre den elektroniske adressen når personen ikke lenger er aktiv i virksomheten.

Et annet forhold som må vurderes, er hvor mange som skal følge opp varslene. Dette gjelder uansett om det registreres kun én varslingsadresse, eller om det registreres elektroniske adresser på personer. Gjennom interne rutiner må det sikres at varsler blir lest, også dersom personer er på ferie eller av annen årsak ikke følger opp e-poster.

Samtidig må det sikres at varslene faktisk følges opp av den eller de som har ansvar for oppgaven. En utfordring her er at slike varsler vil omfatte alt som offentlige myndigheter har av tjenester, dvs. alt fra eksempelvis vannavlesing til levering av årsregnskap. Den eller de som betjener varslingsadressen må derfor ha god oversikt over hvem som eventuelt skal få videresendt varselet.

FAREN FOR TVANGSMULKT OG ANDRE SANKSJONER
Som nevnt innledningsvis kan manglende oppfølging av et varsel medføre økonomiske konsekvenser, for eksempel i form av tvangsmulkt. Erfaringer tilsier at offentlige myndigheter fort vil hevde at deres ansvar er oppfylt så snart de har sendt av gårde et varsel til varslingsadressen. Deretter overtar mottaker alt ansvar for oppfølging.

Denne faren innebærer at vårt beste råd blir å etablere gode og sikre rutiner for oppfølging, som i størst mulig grad bygger opp om å sikre at varsler og meldingene varslene gjelder ikke blir liggende ubehandlet.